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文书与档案的沧桑历程和未来发展


 

文书与档案的沧桑历程和未来发展
 
中华民族有着数千年的文明历史,但历史的道路不是涅瓦大街上的人行道,它完全是在田野中前进的,有时穿过尘埃,有时穿过泥泞,有时横渡沼泽,有时行径丛林。
文书、档案是随着人类社会的发展而逐渐产生和发展的,文字的产生、社会分工的日益复杂以及社会管理活动的出现,都为文书和档案的产生创造了基本条件。他们的成长之路同样充满了艰辛与沧桑。
我国目前公认出现最早的文书档案是3500年前殷商时期的甲骨文档案。在河南安阳小屯村出土的甲骨残片中,包含着大量商朝的文书和档案资料。考古学家陈梦家在《殷墟卜辞综述》一书中也认为,这些“卜辞”属于王室的文书记录,是殷代的王家档案。
我国的文书、档案工作在春秋战国时代得到了进一步发展。首先载体有了很大的变化,出现了青铜、简牍、缣帛等形式;其次是文书的种类也逐渐增多,格式、用语和使用范围也逐步确定。据史料记载,著名哲学家老子曾做过周王室的“柱下史”,专门负责保管王室档案。著名思想家、教育家孔子根据收集到的上古文书,编纂了我国第一部档案文件汇编《尚书》,其中收录了从传说中的尧、舜、禹到春秋时期的各类公文59篇。它保留了我国最早的公文史料,是研究我国公文起源、公文形式、公文作用的重要凭证,也是我国档案编研工作最经典的范例。
秦汉时期是我国封建社会文书、档案工作发展的初期。从秦朝开始,我国公文的文种使用范围第一次由最高统治者明文规定,《史记·秦始皇本纪》中提到秦代公文种类包括“制、诏、奏“等。秦统一中国后,设丞相府专门负责接收天下公文、发诏令。丞相府内设曹、主簿等官职主管文书、档案工作。这些都为后世的文书、档案工作的规范化奠定了基础。到了汉代出现了如“策书”、“戒书”、“章”、“表”、“驳议”等大量新文种,还没有“兰台”、“东观”、“石渠阁”等专门机构,作为保存档案的库房,这些机构是我国家档案馆的雏形。
历史进入封建社会的巅峰——唐宋时期,这一时期我国的公文、档案工作有了进一步发展。隋唐实行了“三省制”,三省共管公文,即中书出令、门下出令、尚书执行。到了唐中期文书、档案工作更加规范,而且更加被统治者所重视。比如对记载封建统治者言行的记注材料(起居注和进政记的记录保管都有了更加严格的规定,此外户籍档案、舆图档案、甲历档案的内容的完整性和丰富性都大超过前代。宋朝承袭唐代的制度,同时加强了中央集权统治,建立起严密的封建专制制度。元代统治者对文书档案工作比较重视。在文书工作方面,元代实行了照刷、磨勘文卷的制度,即对文书的遗漏、失错、规避、违枉等方面进行检查,此处,还设立了架阁管理、当面交卷、周年交案等制度,保证文书及时归档管理。其工作也有相当的规模。
明朝的文书处理机构更加完善,各机构也有了明确分工,中书科掌管书写诏、敕、制、诰,诰敕房掌管书写文官诰敕、揭帖、翻译外国文书,制敕房掌管书写制、敕、诏书、诰命、册、表等机密文书。另外还建立了收贮全国黄册的档案库房——后湖黄册库。明嘉靖十三年(1534年),明世宗开始修建专门用作保存皇族档案的库房——皇史宬。皇史宬以我国古代“石室金匮”的档案保管理念设计,全部以砖石建成,至今保存完好,堪称我国古代档案建筑的典范。明朝后期政治腐败、吏治废弛,严重影响了文书、档案工作的开展。
清代的文书、档案工作基本承袭了明朝,也有一定的发展。清政府在中央设有并列的收文机构:奏事处和通政司,负责收发奏折文书和各种题本。雍正七年(1729年)成立了“军机处”,负责拟定皇帝的谕旨,办理皇帝的各种朱批。清代的文书、档案制度十分严格,在文书的格式、办理程序、保密的档案的收藏、保存、利用等方面都有详细的规定。
近代文书工作和档案工作
辛亥革命以后,具有资产阶级共和国性质的革命政权——南京临时政府成立。南京临时政府建立之初,就开始对满清政权旧有的文书档案进行改革。临时政府第二号令就是《公文程式令》,规定了令、咨、呈、示、状五种公文的名称和使用范围,制定出新的办文制度, 革除公文中各种封建色彩,采用公元纪年。临时政府在总统设有秘书处,该处分设总务、财政、军事、文牍、收发等七科,分别负责各类文书、档案工作。这一时期还就“文书”和“档案”两个概念进行了区分,明确了两者的定义:“凡处理公事之文件曰公文”,档案则是“经删繁摘要,编辑篡修的专档”。
袁世凯窃取了辛亥革命的成果后,践踏了南京临时政府公文改革的成果,复活了“奏折”等封建公文形式,同时将公元纪年改为“洪宪年”,对一些重要的文书档案进行了大肆破坏。在其统治的四年时间两次下令烧毁档案。还发生了著名的“八千麻袋事件”,这一事件充分暴露了北洋军阀统治的腐朽。
国民党政府统治时期的文书档案工作较前期有了一定的改进,1928年国民党政府公布了《公文各式条例》,规定了新的公文种类和公文格式,同年公布的《修正内政办事细则》,又对文书处理程序进行了规定,要求按收文和发文两个阶段来处理文书。在档案工作方面,从1928年到1932年,国民党政府陆续建立起一大批专门的档案机构,集中保管各级机关的档案材料,先后颁布了《档案室办事规则》、《文卷管理规则》等档案工作规章制度。1939年国民党政府在湖北私立武昌文华图书馆专科学校设立了档案管理专科,后又开办了档案管理职业培训班,专门培养档案工作人员。
20世纪30年代初迈出了我国文书、档案理论研究的第一步。初期,一些学者开始对文书档案的理论进行探讨,他们一方面总结中国历代文书档案工作的经验,一方面介绍西方的文书档案工作理论,引进了西方的一些先进的档案分类法,完成了一批早期文书档案的著作,(周连宽的《县政府档案处理法》、龙兆佛的《档案管理法》、梁上燕的《县政府公文处理与档案管理》)等,这些著作从不同角度探讨了文书档案的一般概念、作用、组织、管理原则的方法、档案保管、文书档案人员的选拔等理论问题。
新中国的文书工作和档案工作
新中国建立之前,中国共产党就对文书、档案工作给予了高度重视。1931年瞿秋白同志起草、周恩来同志签署试行的《文件处置办法》,是目前发现的我党最早的关于文书、档案工作的文件,其中明确规定了文件的形成、处理,档案的分类、保管、销毁等具体办法。
历史的进程翻开了崭新的一页:中华人民共和国成立了。建国初期,党中央和人民政府对文书和档案工作进行一系列的改革。1.1952年中共中央办公厅和政务院公布了《公文处理暂行办法》,这是新中国成立后第一个全国性的公文法规。《办法》中总结了我党在各个历史时期公文改革的经验和成果,明确的新公文的性质、地位、任务和作用,规定了新公文文种、用途、格式、行文关系、写作要求以及集中管理机关档案的原则。它标志着我党领导的对封建公文和资产阶级公文改革的基本完成,标志社会主义新公文管理制度的诞生。2.1954年在党的第一次全国档案工作会议上,通过了《中国共产党中央和省(市)机关文书处理工作和档案工作暂行条例》,为新中国档案工作的发展指明了方向。3.1954年10月在国务院第二次会议上,通过并决定成立国家档案局,负责管理全国的档案工作。国家档案局的成立标志着我国档案事业发展到一个新的阶段。
文化大革命队伍时期,文书、档案工作事业受到了严重的摧残,大量珍贵档案被销毁。
粉碎“四人帮”后,文书档案工作经过拨乱反正和全面整顿,重新走上了发展之路。完善的法制建设是其坚实的基础;现代化的技术手段为其插上了腾飞的翅膀;成熟的专业队伍是其发展的强大动力;规范的专业建设为其提供了科学的理论。总之,改革开放以来,我国文书、档案工作发展迅速、成果显著。
文书与档案的未来发展
在现代办公环境下,不管是个人计算机处理环境、分布式网络环境、主机数据处理环境、空间数据系统环境或其他多媒体系统环境中,都更注重办公信息的共享、交换、组织、传递和监控功能,更注重文书处理工作的合作和协作。1.双向互动式。2.多点分布式。3.数据库方式。4.网络发布式。这些办公自动化网络把互联网连接起来,使利用文件的信息的用户能够在互联网上查找已建立的服务站点所提供情报的文件信息资源,同时实现各类信息的有效整合,能打破时空限制,随时随地快速查找和共享文件夹信息。
档案管理现代化的发展历程:一是实现档案馆工作自动化,即建立本馆的自动化系统;二是单个档案馆的数字化阶段;三是联合数字化档案馆阶段,实现完全意义上数字档案馆。数字档案馆及其组成部分仍称为档案馆,但与传统档案馆相比,具有显著的区别,即物理空间实体不再是特定标志。它具有“档案馆管理自动化”、馆藏资源数字化“、“档案信息组织标准化”、“档案信息存储海量化”、“生成空间虚拟化”、“信息资源共享化”、“服务对象及需求扩大化”、“网络化的信息空间”、“以用户为中心的服务模式”、“具有馆藏的广泛性、多样性和开放性”等特点。数字档案馆的主要特点:在存在方式上是一种无形的信息组织与利用环境;在运行方式上是存取档案信息的网络化;在功能定位上以“存取”为中心,对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻联结。数字档案馆的产生“是档案管理现代化的必然结果”;“数字档案馆是21世纪档案馆的发展趋势”;“ 数字档案馆已成为一种大趋势,是21世纪档案馆发展的最佳方案”。总之,数字档案馆是档案馆自动化发展的新阶段,是对现有档案馆系统的全方位发展和超越,代表着档案馆的未来。
 
 
 

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